ANNOUNCEMENTS DUE TO COVID-19

Undergraduate Leave-Registration Update Announcement

UNDERGRADUATE PROGRAM LEAVE APPLICATION ANNOUNCEMENT

LAST APPLICATION DATE:  07.08.2020

  1. Undergraduate Leave Form - Petition
    The form and petition, which can be found from the link https://eee.metu.edu.tr/forms under the BS Forms title, stated below will be filled. (For leaves to be obtained due to COVID19, "DİĞER" option should be marked in the "justification for requesting leave" section and the details of the reason should be specified in the explanation section).
    ·  EE BS 1-izin_formu.doc
    ·  EE BS 2-izin_dilekcesi.doc
  2. Approval will be received from the advisor by e-mail in accordance with the content below. Content text:

     “ Elektrik-Elektronik Mühendisliği Bölüm Başkanlığı’na
    2019-2020/2. Döneminde danışmanı olduğum .....numaralı ve   …………….. adlı öğrencinin izinli  sayılması tarafımca uygundur/uygun değildir.
    Danışman Ad-Soyad: ” confirmation e-mail in .pdf format.
  3. Transcript (taken from student information system in .pdf format)

Application documents to be sent by e-mail: Incomplete applications will not be evaluated.

  • Petition of Leave
  • Leave Application Form
  • Advisor Approval E-mail
  • Transcript (belonging to related program)

Applications must be sent via METU e-mail (........ @ metu.edu.tr) account.

All documents to be sent in .pdf format and via (METU) e-mail (by holding the advisor e-mail address in cc) to department student affairs serdark@metu.edu.tr. Subject (title) of the sent mail shold be in "izin talebi-program-name-surname-studentID" format.

NOTE: Leave applications will be reflected in the student information system as a result of MFYK (within 3 weeks).

 

LİSANS PROGRAMI KAYIT DÜZELTME BAŞVURULARI DUYURUSU

SON BAŞVURU TARİHİ:  07.08.2020

  1. Lisans Ders(ler)ini Kayıtlarından Çıkarma(Kayıt Düzeltme) Dilekçesi - Formu
    https://eee.metu.edu.tr/forms linkinden BS Forms başlığı altındaki aşagida belirtilen form ve dilekçe doldurulacaktır. (COVID19 nedeniyle ders çıkarma talebinin detayı açıklama kısmında belirtilmelidir).
    ·  EE BS 15-kayit_duzeltme_formu.doc
    ·  EE BS 16-kayit_duzeltme_dilekcesi.doc
  2. Danışmandan aşağıda belirtilen içerik doğrultusunda e-posta ile  onay alınacaktır. İçerik metni:

    “ Elektrik-Elektronik Mühendisliği Bölüm Başkanlığı’na
    2019-2020/2. Döneminde danışmanı olduğum .....numaralı ve   …………….. adlı öğrencinin kayıt düzeltme işlemi  tarafımca uygundur/uygun değildir.
    Danışman Ad-soyad: ” ibareli onay e-postası .pdf formatı.
  3. Not Döküm Belgesi (öğrenci bilgi sisteminden alinan . pdf formatında )

E-posta ile iletilecek başvuru evrakları: Eksik başvurular değerlendirilmeyecektir.

  • Kayıt Düzeltme Formu
  • Kayıt Düzeltme Dilekçesi
  • Danışman Onay epostası
  • Not Döküm Belgesi (İlgili programa ait)

Başvurular ODTÜ e-posta (........@metu.edu.tr)  hesabı uzerinden yapılmalıdır.

Tüm belgeler .pdf formatında ve (ODTÜ) e-posta yolu (bağlı olunan danışman e-posta adresine cc tutularak) ile bölüm öğrenci işleri serdark@metu.edu.tr adresine gönderilecektir. Gönderilen e-postalarda konu (title) “kayıt düzeltme talebi-programı-ad-soyad-öğrenci no” bilgileri belirtilmelidir.

NOT: Başvurular,  MFYK sonucu  öğrenci bilgi sisteminden akademik durumlarınıza yönelik yansıtılacaktır(3 hafta içerisinde), kontrol ediniz.

 

Tarih: 07.04.2020, Sayı : 54850036-302.11.02-E.8 ve Konu : 2019-2020 Eğitim Öğretim Yılı Bahar Dönemi Koronavirüs Salgını Nedeniyle Süreye Sayılmadan Kayıt Dondurma ve Dersi Kayıttan Düşürme (Drop) Talepleri ) Rektörlük Yazısı Alıntısı

“Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’nın (YÖK) 31.03.2020 tarihli toplantısında 2019-2020 Eğitim Öğretim Yılı Bahar Dönemi için kayıt dondurmayla ilgili aldığı kararlara göre; önlisans, lisans ve lisansüstü düzeyde kayıtlı olan öğrenciler, Koronavirüs salgını nedeniyle 2019-2020 Eğitim Öğretim Yılı Bahar Döneminde, kayıt dondurulan süre azami süreden sayılmaksızın kayıtlarının dondurulmasını talep edebileceklerdir.

Buna ilaveten, içinde bulunduğumuz dönemde öğrencilerimiz bazı ders içeriklerine ulaşmakta veya dersi takip etmekte zorluk yaşarken; diğer derslerini ders işleyişindeki farklılıklardan dolayı takip edebildiklerini belirtmektedirler. Bu durumdaki öğrencilerimiz, takip ettikleri derslerinin değerlendirilebilmesi için dönem kayıtlarının devam etmesini; ancak, uzaktan devam edemedikleri derslerinden sorumlu olmamayı talep etmektedirler. Bu talebi olan öğrencilerimize 2019-2020 Eğitim Öğretim Yılı Bahar Dönemi için, uzaktan eğitim imkanlarıyla takip edemedikleri derslerini kayıttan düşürme hakkı tanınabilecektir...”

Graduate Leave-Registration Update Announcement

GRADUATE PROGRAM LEAVE APPLICATION ANNOUNCEMENT

Actions to be taken by the student:

From https://eee.metu.edu.tr/forms 

  1. The leave form and petition under the MS & PhD Forms heading (the below forms) will be filled in.
    ·  EE MS-PhD Öğrenci İzin Formu
              "DİĞER" option will be selected in the relevant form.
    ·  EE MS-PhD Öğrenci İzin Dilekçesi

The petition of leave (leave application) will be made in accordance with the explanations within the scope of the B. Term Leave Scope below. The student will fill in the information and write an explanation text about which item he/she belongs, in the 'Öğrenci tarafından yazılan gerekçe' part of ANNEX (EK1).

  1. Transcript (taken from the student information system of the relevant program. In .pdf format)
  2. The student sends his application to the Department Student Affairs e-mail address (serdark@metu.edu.tr) with a copy to her/his advisor (i.e. by CC'ing her/his advisor) and follows the approval of the advisor.

(the mentioned e-mail must be sent from the e-mail@metu.edu.tr, i.e. your metumail)

Application documents to be sent by e-mail: EE MS-PhD Öğrenci İzin Formu (leave application form), EE MS-PhD Öğrenci İzin Dilekçesi (petition of leave), Advisor Approval e-mail, Transcript (from the related program). Incomplete applications will not be evaluated.

Subject (title) of the sent mail must be in "izin talebi-program-name-surname-studentID" format.

 

Actions to be taken by the advisor:

  1. The advisor will fill out the Annex 2 part of the petition, based on the application sent by the student, in line with the reason given by the student in Annex 1 (for approval). Annex 2 - The advisors whose students are in the thesis phase and demand a term leave must also approve this reason and write a statement.
  2. The advisor will e-mail the documents sent by the student (the version in which the student has added an explanation to the student petition) with the option "reply all" according  to the content below stating whether he/she approves the request. Content text:

“ Elektrik-Elektronik Mühendisliği Bölüm Başkanlığı’na

2019-2020/2. Döneminde danışmanı olduğum .....numaralı ve   …………….. adlı öğrencinin izinli sayılması tarafımca uygundur/uygun değildir.

Danışman Ad-soyad:  ” phrased confirmation e-mail.

FIRST APPLICATION DEADLINE: 13.04.2020

SECOND APPLICATION DEADLINE: 04.08.2020

NOTE: Leave application evaluations will be made by the Graduate School of Natural and Applied Sciences on April 16, 2020 (first applications) and August 07, 2020 (second applications). Reflection on your academic status will take place within 3 weeks of the evaluation dates, please check. 

Term leave requests of the students enrolled in graduate programs will be evaluated within the following principles.

  1. Term Leave Application Period

YÖK -Higher Education Council of Turkey- decided that the term permits within the scope of COVID-19 should be limited to the Spring term of 2019-2020 academic year only. Since, it is not clear how long the pandemic will continue and how much it will affect our lives in the upcoming days, it is important that students carefully evaluate their personal conditions and decide according to their own conditions before applying for the freeze of their registration.

 

  1. Term Leave Scope
  1. Students who are in the course phase: If students have problems in following the lessons remotely, they will be able to benefit from the registration freeze if they apply. However, it is important for them to convey their requests for registration freeze to their course professors as well.
  2. Students who are in the scientific preparation: Students in the scientific preparation phase will also benefit from the right to freeze registration.
  3. Students who have completed their courses and are in the thesis phase: Students who are at the thesis stage and who cannot continue their thesis studies due to the epidemic can also apply for a term leave. To pass the thesis stage proficiency exam for doctoral students; For graduate students, they are only students who have completed their courses and are working on their thesis. However, the students in the thesis stage should state why they could not continue their thesis work in their petitions and the thesis advisor must approve the request for the term leave.
  4. Students who are taking course as a Ph.D. Qualification Requirement: Students in this group will also be evaluated in the category of students who have completed their courses and are in the thesis stage.
  5. Students who are ready to stand up for thesis defense: Students in this group can make their thesis defenses online "on condition that they are carried out under auditable environments and conditions and must be recorded". However, students in this situation can also request postponement and term leave if they request it. However, students in this situation should state why they could not continue their thesis work in their petitions, and the thesis advisor must approve the request for term leave.
  6. Students who will take the proficiency exam: Please follow the announcements about the subject.
  7. The time frozen because of the COVID-19 outbreak will not be counted from the maximum duration.

 

  1. The process that should be followed by the students who wish to apply for term leave
  1. Students will fill in the “Öğrenci İzin Formu” from https://eee.metu.edu.tr/forms. The reason for requesting permission on the from will be stated as “COVID-19”.
  2. In addition to the form, students are required to submit the student permit petition on the same link to the Institute Department (EABD). In the petition, students who are at the thesis stage need to detail the reasons for the permission. 
  3. The advisors of the students who are in the thesis stage and who demand a term leave must approve this reason and write a statement.

After the prepared documents are signed, the students are required to scan them and send them to the head of the department by e-mail.

 

GRADUATE PROGRAM REGISTRATION UPDATE (COURSE UNENROLLMENT) APPLICATION ANNOUNCEMENT

1- Petition for Graduate Registration Update (Course Unenrollment)

Actions to be completed by the student:

  • The student must prepare “Kayıt Düzeltme (Kayıttan Düşürme) Dilekçesini” (his/her registration update petition) by indicating his/her excuse in Turkish. The following information must also be present in the document: program name and student’s ID #, address, phone number, e-mail (metumail) & advisor name/surname.
  • The student must obtain his/her transcript (retrieved from the student information system of the relevant program in .pdf format)
  • The student must send his/her application to the relevant student e-mail address (serdark@metu.edu.tr) with your advisor Cc’ed and he/she must keep track of the advisor's approval. This e-mail must be sent from your metumail.

Application documents to be sent by e-mail:  “Kayıt Düzeltme Dilekçesi”, Advisor Approval e-mail, Transcript (of the relevant program). Applications with missing documents will not be evaluated.

The title of e-mails must be in the following format “Kayıt Düzeltme – Program Name – Name – Surname – Student ID #”.

Actions to be completed by the advisor:

2- The advisor will prepare a “.pdf” file with the following text according to the “Kayıt Düzeltme Dilekçesi” sent by the student and indicate whether the request is accepted by e-mail with the option of “reply all”.

 “ Elektrik-Elektronik Mühendisliği Bölüm Başkanlığı’na

2019-2020/2. Döneminde danışmanı olduğum .....numaralı ve   …………….. adlı öğrencinin kayıt düzeltme işlemi  tarafımca uygundur/uygun değildir.

Danışman Ad-soyad: ”   

FIRST APPLICATION DEADLINE: 13.04.2020

SECOND APPLICATION DEADLINE: 04.08.2020

NOTE: Registration Update application evaluations will be done by the Graduate School of Natural and Applied Sciences on April 16, 2020, and August 7, 2020, for the first and second applications, respectively. Evaluation results will be available (on student information system) within 3 weeks of these dates. Please check them.

 

The below announcement is directly quoted from the official letter of the University Presidency with Date: 07.04.2020, ID: 54850036-302.11.02-E.8 and Subject: 2019-2020 Spring Semester FREEZING REGISTRATION and DROP REQUESTS without Counting from the Maximum Period due to the Coronavirus Pandemic
 

“According to the decisions taken by the Council of Higher Education (YÖK), on the meeting dated 31.03.2020, regarding freezing registration for the 2019-2020 Academic Year Spring Semester, students enrolled in associate, undergraduate and graduate degree programs will be able to request their registration in the Spring Semester of the 2019-2020 Academic Year to be frozen without counting from the maximum period due to the coronavirus pandemic.

In addition, our students state that under the current circumstances they are having difficulties in accessing or following the course content while they can follow some other courses due to the differences in the courses. Those students request their enrollment for the semester to be continued so that the courses they can access can be assessed; however, they demand not to be responsible for the courses they cannot follow. Upon their request, the students will be entitled to drop the courses they are unable to follow through distance education for the 2019-2020 Academic Year Spring Semester.

Upon our students’ requests for Freezing Registration and DROP, the procedure will be as follows :

(a) The students submit their request via e-mail to the Department Chair and add their advisor to the cc list.  (the e-mail must be sent from the address provided  by the University as in @metu.edu.tr)

(b) The advisor states whether s/he approves the request by selecting “reply all” option

(c) Department Chair evaluates the request and the appropriateness of the process and relay the request to the relevant Dean's Office / Institute Directorate

(d) Faculty / Institute Boards evaluate the appropriateness of students’ Freezing Registration and Drop requests and submit the decisions taken in groups to the Registrar’s Office (OİDB)

(e) Our students can submit their requests for Freezing Registration or Drop until 05 June 2020 to the Department Chairs...”

 

 

TOS-TIK-Tez Savunmalari Duyurusu

Tez Önerisi Savunması (TÖS), Doktora Tez İzleme Komiteleri (TİK’ler)

Ve Tez Savunmaları Duyurusu

 

Fen Bilimleri Enstitüsünden TÖS, TİK ve Tez Savunmaları uygulama kapsamında aşağıdaki bilgiler iletilmiştir. Koronavirüs salgınının seyrine  göre TÖS, TİK, Tez Savunmaları  tarihinin ertelenmesi ilgili tez danışmanının talebi ve Bölüm Başkanlığının uygun görüşüyle Enstitü Müdürlüklerinin değerlendirmesine sunulabilir.

 

  1. Tez Önerisi Savunması (TÖS):
    1. Bilindiği gibi Lisansüstü Yönetmeliğe göre, DYS’yi başarı ile tamamlayan öğrencinin, en geç altı ay içinde TÖS’e girmesi gerekir. İçinde bulunduğumuz dönemde Kasım 2019 tarihinde DYS’yi başarılı bir şekilde tamamlayan öğrencilerimizin Mayıs 2020 tarihinde TÖS’e girmesi gerekmektedir. Bu durumda olan doktora öğrencilerinin, TÖS sürecinin “hukuki açıdan şeffaf, açıklanabilir ve denetlenebilir ilkeler” doğrultusunda olması koşuluyla dijital ortamda yürütülüyor olması beklenir.
    2. Mayıs 2020 tarihinde TÖS’e girmesi beklenen öğrenciler için yukarıdaki kriter sağlanamadığı koşulda, TÖS tarihi ertelenebilecektir. TÖS’ün ertelenme tarihi ülkemizdeki Koronavirüs salgınının durumu ve güncel gelişmeler temelinde belirlenebileceği için henüz bir netlik kazanamamıştır.
    3. Daha önce TÖS’den düzeltme (1 ay), ret (-aynı danışmanla- 3 ay) veya ret (-tez konusu ve danışman değişikliği- 6 ay) alması nedeniyle 1, 3 veya 6 ay süre tanınan öğrenciler için ilgili süreç “hukuki açıdan şeffaf, açıklanabilir ve denetlenebilir ilkeler” doğrultusunda olması koşuluyla dijital ortamda yürütülebilir. Bu koşullar sağlanamıyorsa, bu tarihin ertelenmesi, ilgili tez danışmanının talebi ve Bölüm Başkanlığının uygun görüşüyle Enstitü Müdürlüklerinin değerlendirmesine sunulabilir. İçinde bulunduğumuz hassas durum nedeniyle sözü edilen bu süreç e-posta kanalıyla da yürütülebilir.
    4. Henüz DYS’ye girmemiş veya girip başarılı olmamış olan öğrencilerimiz için ise yönetmelik maddesi aynen işlerliğini koruyacaktır.
  2. Doktora Tez İzleme Komiteleri (TİK’ler)
    1. Lisansüstü Yönetmeliğe göre, TİK değerlendirmesinde öğrencinin sunduğu tez önerisinin salt çoğunlukla kabul edilmesi durumunda; tez önerisi kabul edilen öğrenci için TİK, Ocak-Haziran ve Temmuz-Aralık ayları arasında birer defa olmak üzere yılda en az iki kez toplanır. İçinde bulunduğumuz dönemde bahsedilen durumda olan öğrencilerimizin Haziran 2020 sonuna kadar girmeleri gereken bir TİK bulunmaktadır. Koronavirüs salgını ile ilgili güncel durumlar göz önüne alındığında, bu durumda olan doktora öğrencilerinin, TİK sürecinin “hukuki açıdan şeffaf, açıklanabilir ve denetlenebilir ilkeler” doğrultusunda olması koşuluyla dijital ortamda yürütülüyor olması beklenir.
    2. Haziran 2020 sonuna kadar TİK’e girmesi beklenen öğrenciler için yukarıdaki kriter sağlanamadığı koşulda, Koronavirüs salgınının seyrine  göre TİK tarihinin ertelenmesi ilgili tez danışmanının talebi ve Bölüm Başkanlığının uygun görüşüyle Enstitü Müdürlüklerinin değerlendirmesine sunulabilir. İçinde bulunduğumuz hassas durum nedeniyle sözü edilen bu süreç e-posta kanalıyla da yürütülebilir. TİK’ler için son ertelenmiş tarih ülkemizdeki Koronavirüs salgınının durumu ve güncel gelişmeler temelinde belirlenebileceği için henüz bir netlik kazanamamıştır.
  3. Tez Savunmaları
    1. İlk kez tez savunmasına girmesi gereken veya daha önce tez savunmasına girip düzeltme almış (yüksek lisans veya doktora öğrencisi için sırasıyla 3 ay veya 6 aya kadar) olan öğrencilerimiz için, bu sürenin dolması durumlarında ilgili süreç “hukuki açıdan şeffaf, açıklanabilir ve denetlenebilir ilkeler” doğrultusunda olması koşuluyla dijital ortamda yürütülebilir.
    2. Yukarıdaki kriterlerin sağlanamadığı durumunda, ilgili tarihlerin ertelenmesi, ilgili tez danışmanının talebi ve Bölüm Başkanlığının uygun görüşüyle Enstitü Müdürlüklerinin değerlendirmesine sunulabilir. İçinde bulunduğumuz hassas durum nedeniyle sözü edilen bu süreç e-posta kanalıyla da yürütülebilir. Tez savunmalarının en son hangi tarihe kadar ertelenebileceği konusu ülkemizdeki Koronavirüs salgınının durumu ve güncel gelişmeler temelinde belirlenebileceği için henüz bir netlik kazanamamıştır.